SUBGERENCIA DE SECRETARÍA GENERAL


Sub Gerente: BACH. EMILIA LORELEY NEYRA RODRIGUEZ

Resolución:  N° 126-2020-MDPP

Telefono: (01) 219 6200 #6210

Correo: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

La Subgerencia de Secretaría General es un Órgano de Apoyo a las acciones administrativas del Concejo Municipal y de Alcaldía, de acuerdo a la normatividad vigente. Conjuntamente con la Gerencia de Administración, debe impulsar la transparencia de la Gestión para lograr los Objetivos y la excelencia en la calidad del servicio. Depende jerárquicamente de Alcaldía y se encuentra a cargo del Subgerente de Secretaría General designado por Resolución de Alcaldía a propuesta del Gerente Municipal.

  • Elaborar la propuesta de Plan Operativo Institucional correspondiente a su área, alineada al Plan Estratégico Institucional (PEI), y ejecutarlo una vez aprobado.
  • Asistir al Alcalde y a los Regidores, en el cumplimiento del Reglamento Interno del Concejo Municipal y en la correcta organización y desarrollo de las Sesiones.
  • Desempeñar las funciones de Secretario del Concejo Municipal, conforme lo dispone el Reglamento Interno del Concejo Municipal.
  • Citar a los Regidores, así como a los funcionarios a las sesiones de concejo que correspondan de acuerdo a la naturaleza del tema a tratar.
  • Tramitar los pedidos formulados por los Regidores, conforme al Reglamento Interno del Concejo Municipal, canalizándolos adecuadamente y coordinando con las áreas municipales correspondientes las acciones en atención a los pedidos formulados.
  • Informar o emitir opinión sobre la gestión municipal solicitados por los Regidores o las Comisiones del Concejo Municipal.
  • Canalizar las propuestas provenientes de las Unidades Orgánicas, para su revisión y evaluación por parte de las Comisiones de Regidores y posterior inclusión en la Agenda de las sesiones del Concejo Municipal.
  • Organizar y concurrir a las Sesiones del Concejo Municipal, elaborando y custodiando las actas; y suscribiéndolas conjuntamente con el Alcalde y difundir los Acuerdos de Concejo.
  • Disponer la publicación de las normas municipales emitidas por el Concejo Municipal y Alcaldía, y otros documentos cuando corresponda en la forma prevista por la Ley; en la página web de la Municipalidad y en el Diario Oficial El Peruano.
  • Proponer, gestionar e implementar mejoras en los procesos y procedimientos de su competencia.
  • Dar fe de los actos del Concejo Municipal, Decretos y Resoluciones de Alcaldía y llevar los correspondientes Libros de Registro.
  • Otorgar copias certificadas de los documentos que obran en el Archivo Central de la Municipalidad y de los expedientes en trámite.
  • Administrar el Archivo central y los archivos periféricos que se implementen y que se encuentren instalados en la Municipalidad.
  • Organizar y controlar los mecanismos de Archivo, asignación y conservación de los documentos.
  • Proporcionar a las áreas servicios de información sobre la documentación archivada, estableciendo para tal fin políticas, técnicas y procedimientos de archivo, consideradas en el Sistema Nacional de Archivos.
  • Proponer la documentación sujeta a transferir y/o a eliminar ante el Archivo General de la Nación, mediante la propuesta del comité evaluador de documentos.
  • Evaluar, controlar y proponer la designación de fedatarios de la Municipalidad, previa verificación de la condición laboral del propuesto y de los antecedentes laborales en su legajo personal, por parte de la Subgerencia de Gestión del Talento Humano.
  • Llevar la numeración, registro, distribución y archivo de las normas del ordenamiento jurídico municipal emitidas por los órganos de Gobierno, así como transcribir y autenticar sus copias.
  • Realizar, conducir y supervisar la celebración de matrimonios civiles, de acuerdo con las normas del código civil, así como la ejecución de todas las acciones administrativas relacionada a dicho acto.
  • Coordinar la tramitación de la correspondencia externa del Concejo Municipal y de la Alcaldía.
  • Entregar la información de acceso público a cargo de la Municipalidad en aplicación del principio de publicidad, con el fin de garantizar y promover la transparencia en la actuación institucional en virtud de lo establecido en el Texto Único Ordenado de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
  • Promover y aprobar la información necesaria sobre los procedimientos administrativos con la finalidad de elaborar los costos, en el ámbito de su competencia.
  • Planificar, organizar, dirigir y supervisar las actividades y programas de comunicaciones y relaciones institucionales, protocolo, imagen corporativa, publicidad y marketing institucional.
  • Supervisar el desarrollo e implementación de las estrategias e instrumentos de información y comunicación a nivel interno y externo.
  • Supervisar y coordinar acciones de relaciones públicas y de protocolo del Alcalde o sus representantes, para la atención en las actividades organizadas por la municipalidad.
  • Supervisar la organización y coordinación y la asistencia del Alcalde o sus representantes a los actos oficiales o actividades en las que corresponde participar a la Municipalidad.
  • Elaborar y mantener los reportes estadísticos de las acciones y servicios de su competencia.
  • Organizar los archivos digitales y documentación física de su competencia, manteniendo su custodia de forma segura.
  • Cumplir con las demás funciones que sean asignadas por el Alcalde, el Concejo Municipal y Gerencia Municipal.